04/01/2025

15 minutes chrono pour libérer ton temps et ton esprit avec l’Inbox Zéro!

Bonne année et bonne planification de tes récoltes!

Frédéric

J’espère que cette année, je t’ai motivé à faire le ménage de ta boîte de réception et à augmenter ta productivité avec la technique du Inbox Zéro!

🚜 Petit défi pour toi cette semaine :

Consacre 20 minutes à nettoyer ta boîte de réception.
Mets en place tes nouveaux filtres et règles.
Désabonne-toi sans pitié des newsletters qui ne te donnent pas de valeur.
Observe comment cela libère ton temps pour l'essentiel : faire croître ton entreprise agricole.

Veux-tu des conseils personnalisés ? Rejoins ma communauté d’entrepreneur•es agricoles. J’envoie des conseils réguliers sur la gestion, la mise en marché et les ressources humaines pour les fermiers et fermières de famille.

Pour approfondir tes connaissances au sujet de l’Inbox Zéro, voici la Google Tech Talk que Merlin Mann a donnée en 2007 :

Comment y arriver?

La première étape, c’est de vider ta boîte actuelle.

La manière la plus rapide d’y parvenir est simplement d’archiver tout le contenu de ta boîte actuelle dans un dossier d’archive “historique”.
- Ensuite, tu pourras trier ce contenu quand tu auras le temps.

Si tu veux y consacrer un peu plus de temps (ou le jour où tu décideras de trier ton dossier), voici ce qu’il faut faire:

Passe en revue les courriels qui sont dans ta boîte actuellement et identifie ceux qui demandent une action de ta part à court terme. “reportes-les” ou “snooze-les” en bon français.
- Ça veut dire que tu demandes à ton gestionnaire de courriel de les faire disparaître pour le moment et de les ramener à ton attention (dans ta boîte de réception) à une date ultérieure. Gmail et Outlook web permettent de faire ça facilement.

Identifie les courriels qui contiennent des informations que tu veux consulter à nouveau dans le futur. Sélectionne-les et archive-les.
- Tu pourras les retrouver en faisant une recherche dans le futur (on sait bien que les chances sont faibles que tu les consultes vraiment à nouveau, mais c’est correct, ça rassure…)

Ensuite, sélectionne tout le reste des courriels dans la page et appuie sur la petite poubelle, supprime-les! Tu vas voir, ça soulage!

Passe en revue chaque “page” et chaque onglet de ta boîte de réception comme ça. Finalement, ta boîte sera vide! Si tu as quelques centaines de courriels, ça peut te prendre 10-15 minutes.

Si tu en as des milliers, je te recommande de passer les quelques derniers mois au peigne fin et ensuite d’archiver tout le reste.

C’est quoi vraiment la chance que tu aies besoin d’un courriel vieux de 6 mois ou de 4 ans… ? Elle n’est pas grande… mais enfin juste au cas, archive-les (au lieu de prendre le temps de tout examiner et de supprimer) le résultat sera le même, ta boîte de réception sera enfin vide.

Comment la maintenir?

La première étape est réussie. Le seul problème, c’est que probablement dès demain matin, ta belle boîte ne sera plus vide. Alors comment feras-tu pour la maintenir ton Inbox Zero?

C’est quoi le système organisé pour gérer ses courriels ultra-efficacement?

C’est simple, il y a quelques étapes:

Choisis un moment régulier et fixe pour consulter tes courriels.

Les gurus de la productivité le disent : si tu es dans ta boîte courriel 40 fois par jour, tu perds un temps fou, tu dois être distrait au max et tu n’es probablement pas capable de compléter tes tâches avant la fin de la journée. C’est familier? Je comprends à 100%, j’étais comme ça aussi !

L’idéal, c’est de commencer ta journée de bureau avec un bloc de travail dans lequel tu t’attaques à la tâche la plus importante que tu dois réaliser aujourd’hui.

Selon ton entreprise et le moment de l’année, ça pourrait être

planification des semis
écriture d’une infolettre
analyse des rendements
tenue de livre
négociation avec des acheteurs
répondre à des clients potentiels, etc.

Commence avec cette tâche cruciale et essaie de la compléter, avant de te laisser submerger par les courriels.

Ensuite, je te recommande de limiter la vérification de ton courriel à 3 fois par jour:

vers 10h après ta première tâche importante
juste après le lunch, vers 13h15
à la fin de l’après-midi, vers 16h30.

Idéalement, chaque session de courriels ne devrait pas durer plus de 20-30 minutes.

Consulter son courriel efficacement

Pour gérer et maintenir ton Inbox Zéro, tu vas rentrer dans ton courriel. En commençant par le plus vieux, tu vas l’ouvrir et tu vas te demander :

“Est-ce que ce courriel est crucial ou important ?“

Si NON : Supprime immédiatement
Conseil : Désabonne-toi systématiquement et sans pitié des newsletters non essentielles qui ne t’apportent pas de valeur (sauf la mienne 😉)

“Est-ce que ça va me causer du tort si je ne réponds pas immédiatement ?”

Urgent et critique : Réponds immédiatement
Important mais non urgent : Planifie une réponse

“Est-ce que je peux déléguer cette réponse?”

Si quelqu’un d’autre peut répondre mieux ou plus efficacement à cette demande dans ton équipe, délègue!
Transfère et libère ton temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée

Autres actions

Si tu as affaire à un courriel important, non-urgent et non-déléguable, choisis de faire une de ces actions et ensuite archive le courriel :

Prends le temps de répondre au courriel.
Crée une tâche dans ton calendrier ou dans ton gestionnaire de tâches pour t’en occuper plus tard.
Programme un suivi: snooze le courriel pour obtenir le rappel au bon moment dans le futur.
Planifie une réunion avec les personnes impliquées pour régler la question.
Archive le courriel pour référence future.

En résumé, voici l’arbre de décision, quand tu reçois un courriel.

Et c’est moins compliqué que tu penses, voici comment y parvenir, en juste 15-20 minutes !!

C’est quoi l’Inbox Zéro?

Développé par Merlin Mann au début des années 2000, c'est une méthode de gestion des emails conçue spécifiquement pour les entrepreneurs qui permet de:

réduire le stress et l’anxiété liés aux emails,
réduire la perte de temps,
éviter les distractions et la procrastination,
augmenter ta productivité.

L’Inbox Zéro pourra te permettre de :

libérer un temps précieux pour la gestion de ta ferme,
t’assurer de ne pas manquer d’opportunités importantes,
réduire le stress administratif qui détourne ton énergie de la production.

L’idée n’est pas tant d’avoir ZÉRO courriels dans ta boîte de réception, mais d’avoir un système où chaque email est traité avec intention et efficacité.

Selon Mann lui-même, le ZÉRO dans sa méthode réfère au “temps mental” consacré aux emails, c’est-à-dire le temps que ton cerveau est pris dans ta boîte de réception. C’est une méthode pour éviter la surcharge de ton courriel (et de ton cerveau).

Voici une vidéo que j’ai enregistrée qui explique comment s’y prendre.

L’année passée, je me suis offert “l’inbox Zéro” en début d’année. Même si je t’avoue que je n’ai pas réussi à la maintenir toute l’année avec la saison de production qui a été intense, je recommence cette année avec encore plus de détermination! ;-)

Imagine la zénitude quand ta boîte aura l’air de ça:

J’imagine que tu es comme la plupart des gens et que tu reçois des dizaines de courriels par jour - entre les fournisseurs, les clients, les partenaires agricoles, les infolettres et j’en passe.

Avec autant d'informations critiques qui arrivent constamment - contrats, commandes, subventions, demandes de clients - comment gérer ta boîte de réception sans perdre des opportunités essentielles pour ton entreprise agricole?

Est-ce que ta boîte de réception a parfois l'air de ça?

Adresse

7 rue St-Hyacinthe

Ste-Anne-de-Bellevue, Qc

Contact

frederic@productionslocavores.com